Samarbeidsprogramvare eller gruppevare refererer til settet med dataprogrammer som integrerer arbeidet i et enkelt prosjekt, med mange samtidige brukere , som er på forskjellige arbeidsstasjoner , koblet til via et nettverk ( internett eller intranett ). [ 1 ]
I sin mest grunnleggende funksjon etablerer organisasjoner team både for å svare på problemer som har oppstått og for å forhindre at de oppstår i utgangspunktet. Carstensen og Schmidt (1993) [ 2 ] angir fire generelle aktiviteter som team utfører: anbefale, gjøre, finne på eller sette i gang.
Begrepet gruppevare refererer til programvaremetoder og verktøy som letter gruppearbeid, forbedrer ytelsen og hjelper personer som befinner seg på forskjellige geografiske punkter til å jobbe samtidig, enten direkte eller anonymt, til gjennom nettverk. Mange eksperter er enige om at team er den primære enheten for ytelse i enhver organisasjon. I dag er det en ny type "virtuelle" team, et team som består av mennesker som kommuniserer elektronisk.
Samarbeid blir et stadig viktigere element i dagens økonomi, deling av informasjon og kunnskap er viktige komponenter i et ekte samarbeidsforhold. [ 3 ] Groupware søker å støtte arbeidet som gjøres av grupper og team, og tar hensyn til aspektene ved samarbeid som er nødvendige for å høste maksimalt utbytte. Det er et svært nyttig teknologisk verktøy i vår tid siden vi kan integrere vår teoretiske kunnskap med teknologi. Flere og flere grupper og organisasjoner må tilpasse sine prosesser til de raske endringene medført av nye teknologier, nye kundekrav eller de nye konkurrentene. Som et alternativ bruker mange organisasjoner gruppevare eller kommunikasjonsstøttesystemer for å støtte deres raskt skiftende og ikke-rutinemessige prosesser. Men disse systemene krever vanligvis at brukerne gjør mye arbeid selv for å holde styr på og forstå pågående prosesser. Noen forfattere definerer løst gruppevare, ettersom enhver nettverksapplikasjon som lar enkeltpersoner dele data kan falle inn under kategorien gruppevare. Andre forfattere som Robert Johansen definerer gruppevare som "spesialiserte beregningsverktøy designet for bruk av samarbeidende arbeidsgrupper."
I sin moderne form er konseptet foreslått av Lotus - programvaren med den populære applikasjonen Lotus Notes koblet til en Lotus Domino- server (Lotus Domino Server); noen historiske anmeldelser hevder at konseptet ble forutsett tidligere av monolittiske systemer som NLS . Dataprogrammet brukt av Wikipedia er et eksempel på et samarbeidende dataprogram, som også er fri programvare , så det er designet uten begrensningene til proprietære dataprogrammer når det gjelder forretninger, og uten begrensningene til sosialt hierarki.
Samarbeidsprogramvare kan deles inn i tre kategorier: samarbeids-kommunikasjonsverktøy, konferanseverktøy og samarbeids- eller gruppeadministrasjonsverktøy. [ 4 ]
Groupware kan brukes til å kommunisere, samarbeide og koordinere. Kommunikasjons- og koordineringsaktiviteter for teammedlemmer tilrettelegges av teknologier som bygger bro over forskjeller i tid, rom og nivå på gruppestøtte.
Noen ettertraktede fordeler med å implementere gruppevare for prosjektarbeid er: gruppevare oppmuntrer til samarbeid i en organisasjon og hjelper folk med å kommunisere og samarbeide om vanlige prosjekter; gruppevare koordinerer mennesker og prosesser; gruppevare hjelper med å definere flyten av dokumenter og definerer deretter arbeidet som må gjøres for å fullføre et prosjekt; gruppevare gir brukerne en unik måte å dele informasjon på ved å bygge den inn i strukturerte dokumenter. Dokumentet blir da det sentrale stedet hvor delt informasjon lagres.
Ideelt sett bør gruppevare være i stand til å hjelpe hver person på et samarbeidsprosjekt med å gjøre sin spesifikke jobb mer effektivt. Mangelen på en «eksplisitt strukturering av organisasjonen» er både en ulempe og en fordel. Det er ufordelaktig fordi tradisjonell gruppevare ikke har noen "kroker" for å integrere forretningsprosessinformasjon, noe som er viktig for å integrere ressurser og prosesser. Fordelen med mangelen på eksplisitt organisasjonsstrukturinformasjon er på den ene siden det faktum at slike systemer kan brukes i alle organisasjonsmiljøer uten mye forutgående konfigurasjonsinnsats, og for det andre fører det til økt fleksibilitet. av e-postsystemer i teamarbeid.
For noen mennesker er det å jobbe hjemme alene et utmerket alternativ. Andre synes ideen er litt ensom og litt foruroligende. Uansett hvordan de føler for virtuelle team, er det flere og flere av dem, og de tilbyr noen klare fordeler. Gjennomgå casestudier fra Morgan (2012).
For det første er det ikke behov for et kontor eller parkeringsplass. På den annen side kan flere inkluderes i arbeidsgruppen. Luftforurensning og overbelastning reduseres når folk ikke er i bevegelse. Virtual tilbyr mer fleksibilitet for teamarbeid for arbeidere og organisasjoner.
Brainstorming eller brainstorming har som formål å øke kreativiteten og forsøke å eliminere mulige kognitive og sosiale begrensninger. Elektronisk brainstorming er en variant av tradisjonell (ansikt-til-ansikt) idédugnad. Den elektroniske idédugnaden består i å ha gruppen koblet sammen med telematikkteknologier , ha en tilrettelegger som koordinerer samhandlingen. Elektronisk brainstorming skiller seg ut sammenlignet med tradisjonell brainstorming (siden dette noen ganger skader gruppens ytelse), ved at det ikke er noen blokkering i produksjonen av ideer, siden deltakerne kan gripe inn på det tidspunktet de finner passende uten å måtte spare tur. Kognitiv interferens forekommer heller ikke, siden ideene lagres og tankegangen ikke blir avbrutt. Men uttrykkshastigheten reduseres ved at man må kommunisere skriftlig i stedet for muntlig.
Bidragene fra medlemmene kan være anonyme eller ikke (gir i den anonyme en reduksjon i oppfattelsen av evalueringen, selv om dette kan øke sosial latskap) og i sanntid eller ikke.
På grunn av utviklingen av kommunikasjonsteknologi brukes diskusjonsgrupper på nett stadig oftere, siden de gjør det lettere å samle eksperter som er på stor avstand, i tillegg til at de har fordeler som sparing og hastighet.
For utvikling av denne typen diskusjoner må en rekke faser følges, for eksempel valg av diskusjonsgruppe og utarbeidelse av chatteprogrammet som tillater enkel kommunikasjon. Prosedyren som skal følges er den samme som i en direktediskusjon:
Delphi-teknikken (hvis navn kommer fra Oracle of Delphi ) er en tverrfaglig forskningsmetodikk som brukes til å lage prognoser . Målet med denne teknikken er å oppnå en konsensus basert på diskusjon blant eksperter gjennom spørreskjemaer. De svarer på et første spørreskjema, og resultatene deres fungerer som tilbakemeldinger for å fylle ut en rekke påfølgende spørreskjemaer inntil en konsensus er oppnådd. Etter denne prosessen forbereder den ansvarlige for studien statistisk de oppnådde resultatene.
Arbeidsflyten eller arbeidsflyten refererer til modellert og datastyrt styring av alle oppgavene som må utføres og av de forskjellige hovedpersonene som er involvert i å utføre forretningsprosessen (også kalt den operasjonelle prosessen ). Begrepet arbeidsflyt kan også oversettes til elektronisk styring av forretningsprosesser.
En forretningsprosess representerer interaksjoner i form av utveksling av informasjon mellom de ulike aktørene, for eksempel:
I praksis kan en arbeidsflyt beskrive: