Forvaltningen av bygninger og tjenester [ 1 ] (på engelsk facility management ), kjent i selskaper som generelle tjenester ( SS. GG. ), er ansvarlig for forvaltningen av bygninger og deres tjenester. Tjenester er vanligvis delt inn i vedlikehold og aktiviteter. Vedlikehold inkluderer oppgaver som å sørge for at en bygnings klimaanlegg fungerer effektivt, pålitelig, sikkert og lovlig. Aktiviteter inkluderer oppgaver som å sørge for at bygget rengjøres med jevne mellomrom eller overvåke arbeidet til entreprenører (f.eks. byggherrer, elektrikere).
Anleggslederens rolle er å sørge for at alt er tilgjengelig og i god stand slik at beboerne i bygningen kan gjøre jobben sin. Lederen har generelt det øverste ansvaret for livskvaliteten i et anlegg. Ledelsen kan være i liten skala (f.eks. overvåking av en liten frittstående bygning) eller i stor skala (slik som Johnson Controls-driften til Chrysler -produksjonen ), og til og med i internasjonal skala (f.eks. den globale forsyningstjenesten til en multinasjonalt selskap). Eiendomsforvaltning og støttetjenester leveres også av forvaltere av store eiendommer som handler på vegne av sine kunder og eiere.
En definisjon gitt av International Maintenance Association (IFMA) er: [ 2 ]
"Et yrke som spenner over mange disipliner for å sikre funksjonaliteten og funksjonen til bygningsmiljøet gjennom integrering av mennesker, sted, prosess og teknologi."En annen bredere definisjon fra IFMA er: [ 3 ]
«Koordineringen av arbeidsplassen med menneskene og arbeidet til organisasjonen (bedriften); integrerer prinsippene for bedriftsadministrasjon, arkitektur, atferdsvitenskap og ingeniørvitenskap."I Storbritannia og andre europeiske land har vedlikehold en bredere definisjon enn bare å administrere bygninger og tjenester. Definisjonen av FM gitt av European Committee for Standardization (CEN) og ratifisert av BSI 'British Standards' er:
"FM er integrasjon av prosesser i en organisasjon (virksomhet) for å opprettholde og utvikle avtalte tjenester som forbedrer og støtter (opprettholder) effektiviteten til dens primære aktiviteter."I Spania definerer SEFM (Spanish Facility Management Society) denne disiplinen som: [ 4 ]
«Facility management er en styringsmodell for eiendomsressursene til selskaper som har som mål permanent tilpasning av disse til organisasjonen og menneskelig team i selskapene til lavest mulig kostnad, gjennom integrering av alle ledelsesansvar over nevnte ressurser. figuren til anleggssjefen».GEFMA (German facility management Association) definerer facility management som følger: [ 5 ]
“FM er en ledelsesdisiplin som oppfyller de grunnleggende kravene til mennesker i jobben deres, støtter organisasjoners primære prosesser og øker avkastningen på kapital gjennom økonomisk bruk av tjenester og infrastruktur innenfor rammen av prosesser, planlagt, administrert og kontrollert.Profesjonell FM inkluderer permanent analyse og optimalisering av høykostnadsprosesser knyttet til eiendom, tjenester og infrastruktur som tilbys av organisasjoner, bortsett fra kjernevirksomheten”.
I Australia har begrepet Business Services erstattet vedlikehold i noen organisasjoner. Forretningstjenester refererer til andre tjenester enn fasilitetspleie, som sikkerhet, parkering, fasilitetstjenester og strategisk planlegging.
Behovet for å forbedre kontrollen over eiendeler og rom og for å administrere mer og mer informasjon har gjort det nødvendig for dataapplikasjonene som brukes i facility management å utvikle seg sammen med konseptet og oppgavene som er en del av disiplinen. I utgangspunktet fokuserte anleggsledelsen nesten utelukkende på vedlikeholdsstyring. Av denne grunn er det ikke overraskende at den første programvaren relatert til bygningsadministrasjon ( Computer Aided Maintenance Management ) reagerte utelukkende på disse behovene.
Etter hvert som facility management har utviklet seg og utvidet mot andre konsepter som drift av bygninger, administrasjon av erstatninger eller kontroll av livssyklusen til eiendeler, blant annet, utviklet programvaren beregnet for disse oppgavene, for å svare på disse kravene, også, vike plass for applikasjoner for datastøttet infrastrukturstyring ; mer komplette og komplekse programmer som, i tillegg til vedlikeholdsstyring, tillater håndtering av andre elementer som livssyklusstyring eller erstatningsstyring.
Nåværende trender tar konseptet med facility management videre, løsner det fra bygningen og når det som kalles infrastrukturstyring , der ikke bare bygningen administreres, men også alt inne i den, inkludert infrastruktur som ikke er en del av den.
De forskjellige applikasjonskonseptene i facility management-verdenen kan overføres til flere miljøer uten at de nødvendigvis befinner seg i et kompleks eller en bygning. Dermed finner vi infrastrukturer som parker, veier, åpne områder og et stort antall rom som kan kreve god styring av forebyggende og operativt vedlikehold, kapasitetskontroll og alle de enhetene som kan tilby en tjeneste. Utviklingen av facility management (FM)-systemer er utviklingen mot de såkalte Infrastructure Managemet (IM)-systemene, og åpner dermed administrasjonskapasiteten for hele utvalget av elementer og eiendeler som kan være tilgjengelige.
Knyttet til begrepet infrastruktur er begrepet tjenester. Når man analyserer typologien til de forskjellige tjenestene, oppdages først de som oppstår fra behovet for eiendelen og dens tilstand. I denne forbindelse er målet at hver eiendel er i sin beste stand slik at den kan være i drift og tilgjengelig under optimale forhold så lenge som mulig.
For det andre finner vi tjenestene knyttet til brukere ut fra de behov som personer som bruker en infrastruktur kan ha. På denne måten er forebyggende vedlikehold forårsaket av behovet for at eiendelen skal vedlikeholdes, mens hendelseshåndtering tar sikte på å reagere på en funksjonsfeil på en eiendel som i de fleste tilfeller påvirker brukeren.
Dette forholdet mellom bruker og tjeneste er det som kalles brukertjenester, der driveren ikke er infrastrukturen, men personen som bruker dem. Foreløpig tar den nye generasjonen av styringssystemer allerede i betraktning de tre konseptene, ledelse, infrastruktur og service, derfor er ISM (Infrastructure and Services Management) født, informasjonssystemer som tar vare på både forvaltningen av infrastrukturer og tjenestene som kan eller bør gis i dem.
Utbredelsen av informasjonssystemer gjør at forvaltningsoppgavene blir flere, både når det gjelder kvalitet og kvantitet, siden det dukker opp løsninger som er i stand til å tilpasse seg mer og mer til ulike miljøer og realiteter.
Hver organisasjon administrerer sin infrastruktur avhengig av tilgjengelige verktøy, men et av de grunnleggende behovene til anleggsadministrasjon og infrastrukturstyringssystemer er detaljert kunnskap om områdene som administreres.
For å møte dette behovet finnes det et stort antall applikasjoner og plattformer som gjør det mulig å utforme forskjellige rom avhengig av deres overflateareal og for å lokalisere eiendelene og de tekniske plasseringene som finnes i hver av dem.
Innen anleggsstyring eller infrastrukturstyring er bruken av et planimetrisystem svært nødvendig for riktig styring. Avhengig av typen infrastruktur som administreres, kan et bredt utvalg av CAD- eller GIS- systemer velges . Et CAD-system egner seg når byggeplaner og konstruksjonselementer er nødvendige, mens GIS er det beste alternativet når det gjelder håndtering av georefererte overflater. Av denne grunn må informasjonssystemer for infrastruktur eller tjenestestyring ha kapasitet til å håndtere begge problemene, samt kompatibilitet med de forskjellige løsningene og standardene for hvert av de to systemene: CAD og GIS.
En løsning som er kompatibel med CAD- og GIS-systemer er likevel ikke det eneste svaret for enestående ledelse. Det finnes andre metoder, som, selv om de ikke er like presise avhengig av styringsnivået som kreves, er tilstrekkelige for infrastrukturstyring. Noen ganger er ikke overflatene og infrastrukturene tegnet på et planimetrisystem, og styringsmodellen som brukes krever det heller ikke. Noen ganger bare med et bilde er det mulig å svare på spesifikke behov.
Tradisjonelt har de teknologiske avdelingene i organisasjoner hatt stor selvstendighet til å forvalte de ulike eiendelene som tilhører deres avdeling på den måten de har ansett som mest hensiktsmessig, på grunn av deres kompleksitet og spesialisering.
Men i dag har den høye utviklingen av teknologiske miljøer gjort det mulig å sette ressursene til de teknologiske avdelingene på samme nivå, og sette alle tilgjengelige eiendeler og infrastrukturer på samme nivå. Dermed er det nødvendig både å bære en av enkle eiendeler som bord, stoler, etc. som å ha en datamaskin , et nettverk eller en server.
På grunn av det faktum at disse eiendelene må fungere korrekt og overholde en rekke standarder og serviceavtaler, utgjør ikke forvaltningen store forskjeller med andre typiske eiendeler som forvaltes gjennom facility management, for eksempel møbler eller andre fysiske elementer i selskapet.
Disse likhetene kan forårsake et sammenstøt mellom forvaltningen av infrastrukturer og ledelsen av teknologiavdelingene. Den overordnede enheten må være forvalteren av komplekset eller av infrastrukturene siden, konseptuelt, er teknologiutstyret bare en del av komponentene som forvalteren av bygget skal administrere.
Generelt er den teknologiske infrastrukturen avhengig av bygningenes strukturer, så ethvert inngrep som utføres på dem vil påvirke teknologien. Selv i utformingen av bygninger defineres vanligvis infrastrukturer som må vedlikeholdes av bygningssjefen og som gir en tjeneste til teknologien, slik tilfellet er med UPS -systemer (Uninterruptible Power Supplies), generatorer, tilkoblinger eller telekommunikasjonsinnganger. andre.
Tradisjonelt har senteret for facility management systemer vært aktiva, som aksen som alle tjenester dreier seg om, slik at aktiva er tilgjengelig og i god stand.
Denne tilnærmingen har endret seg de siste årene, og flyttet fokus for anleggsadministrasjon fra eiendelen til brukeren. Endringen har gjort det mulig å sette brukerne av bygget eller komplekset i søkelyset, slik at formålet med facility management er å ha eiendeler som tilbyr en adekvat og tilfredsstillende service til sine brukere og ikke bare sikrer deres gode ytelse.
Denne endringen i perspektiv er ansvarlig for det nåværende behovet for å lage komplette kataloger over tjenester som lar brukerne ha alle tjenestene som kan tilbys og støttes av infrastrukturen. På denne måten er det en rekke innovative tjenester som romreservasjoner, cateringforespørsler, forvaltning av parkeringsplasser, forespørsler om fjerning og overføringer, nøkkelhåndtering, besøkshåndtering og en lang etcetera som varierer etter mulighetene i hver organisasjon. Kostnadene og ressursene som brukes for å oppfylle de ulike forespørslene må også spores.
Deretter er det nødvendig å gjennomføre en analyse av brukertilfredshet med tjenestene som mottas. Dette fremhever behovet for flytende kommunikasjonsstrømmer og et system som tar kontinuerlige målinger for å garantere sikkerheten til tjenesten og muligheten til å delta i kontinuerlige forbedringssykluser.
Facility management er en disiplin som har vært nedsenket i en rekke endringer siden starten på grunn av støtten den tilbyr organisasjoner for å legge til rette for kostnadsreduksjon og maksimal bruk av eiendeler og rom.
Nedgangen i kostnader, innenfor FM-miljøet, fremmes gjennom investeringer i å forbedre ledelsen. Nettopp innenfor næringslivet er et betydelig kostnadsvolum representert ved bruk av arealer, vedlikehold av eiendeler, energiforbruk og slitasje på infrastruktur. Derfor er optimalisering av alle disse elementene nøkkelen i syklusen for å forbedre økonomisk ytelse. Vedlikeholdsprosesser blir stadig viktigere for å forlenge livssyklusen til eiendeler og unngå feil og hendelser som forårsaker høye kostnader for organisasjoner, både på grunn av driftsstansenes nedetid og reparasjonskostnadene, som alltid er høyere enn vedlikeholdskostnadene.
På denne måten, i tillegg til de vanlige forebyggende og korrigerende vedlikeholdsprosessene, begynner det å utvikles verktøy som gjør det mulig å definere operasjonelle vedlikeholdsplaner (som utvikler oppgaver som gjør at en eiendel ikke bare holdes i drift, men også i optimal tilstand) eller vedlikehold basert på tilstanden (som initierer vedlikeholdsplaner avhengig av maskinens tilstand og ikke ved en vilkårlig frekvens) som gjør at livssyklusene til eiendelene kan forlenges, noe som reduserer antall og alvorlighetsgrad av hendelser, og på lang sikt , redusere de avledede kostnadene fra dem. På den annen side blir riktig forvaltning av arbeidsområder viktigere og viktigere. En godt brukt og rasjonelt fordelt plass gjør det mulig å redusere kostnadene ved okkupasjon, i tillegg til å øke tilfredsheten og produktiviteten til de ansatte som har en hyggelig arbeidsplass tilpasset deres behov.
Det endelige målet er å ha en reell skanner av organisasjonens infrastrukturer for å kjenne, handle og forbedre tilstanden med sikte på å oppnå reelle kostnadsbesparelser.
Administrativ vedlikeholdsstøtte gjennom informasjonsteknologi er kjent som Computer Aided Facility Management . Settet med observasjons- og tilsynsressurser, kontroll- og reguleringssystemer, styring og optimalisering av installasjoner/mekanismer i konstruksjoner innenfor teknisk vedlikehold er identifisert som Byggautomatisering. Hensikten er å oppnå uavhengige funksjonelle prosesser i hele industrien (automatisk), i henhold til forhåndsbestemte parametere eller å forenkle deres drift og overvåking. Alle sensorer, aktører, kontrollelementer, brukere og andre tekniske ressurser i bygget er koblet sammen i et nettverk. Arbeidsvolumet kan oppsummeres i manus. Det karakteristiske trekk er den desentraliserte strukturen til kontrollenhetene (DDC) samt det integrerte nettverket via buss (normalt EIB/KNX eller DALI belysning) Endringen til teknisk styring har vært rask i noen sektorer, men det er fortsatt en et stort antall bransjer som bruker en ledelsesmessig tilnærming til å forvalte sine eiendeler.
Bransjer der lineære strukturer råder og støttes av prosesser er mer tilbøyelige til å implementere tekniske systemer siden driften av disse systemene kan støttes av en hierarkisk organisasjonsstruktur. Bedrifter og bransjer som ikke har lineær opplæring viser en større forsinkelse i tilpasningen av teknisk ledelse, på grunn av den generelle oppfatningen om at systemet ikke kan implementeres og vedlikeholdes effektivt. Organisasjoner som kommersielle kontorer eller detaljhandel gir større utfordringer når det gjelder implementering og vedlikehold av denne typen tekniske systemer fordi de presenterer et stort mangfold av eiere, meglere, ledere og ansatte, med ulike interesser og prioriteringer.
Den siste forskningen viser en betydelig økning i bruken av teknisk ledelse, takket være resultatene som viser de enorme kostnadsbesparelsene gjennom denne typen tilnærming. I tillegg tillater tekniske forvaltningsleverandører som er i stand til å forene organisasjonens prosesser, dens virkeområde og tilbyr omfattende støtte for vedlikehold i løpet av eiendelenes levetid, en reduksjon i antall prosjekter som fullføres for tidlig, samt eiendeler og underutnyttede systemer.
Administrasjonssystemer kan omfatte:
Ansvaret for vedlikehold av en bygning eller konstruksjon i Spania er vanligvis overlatt til et selskap som spesialiserer seg på generelle tjenester. Det vil si at underleverandører er en kontrakt som ett selskap gjør til et annet for å utføre visse tjenester, opprinnelig tildelt den første. Det eksterne selskapet som er underleverandør administrerer eller utfører en spesifikk forretningsfunksjon på daglig basis. Outsourcing innebærer høy grad av tillit, koordinering og toveis utveksling. Underentreprise, eller outsourcing av oppgaver, kan gjøres på to måter: Selskapet kan kun ansette personell, på en slik måte at oppdragsgiver vil stille med ressurser som fasiliteter, fysisk materiale og immateriellt materiale (informasjon, konsepter, ideer ); Eller selskapet kan velge å ansette personalet og ressursene. Blant annet.
Nylig er det gjennomført en studie som, basert på en hypotetisk case, kan bidra til å rettferdiggjøre behovet og fordelene ved å gjennomføre et integrert prosjekt av anleggsforvaltning (FM). [ referanse nødvendig ] På den ene siden er den basert på en serie data fra organisasjonsobjektet for hypotesen:
På den annen side er utgangspunktet en estimert gjennomsnittlig månedlig pris per kvadratmeter i det øvre midtre området av Madrid til leie på €27/m² (ifølge data hentet fra en studie av Aguirre Newman) og et estimert gjennomsnitt månedlig pris for resten av Spania på en leiebasis på €15/m².
Tar dette i betraktning, og forutsatt at 80 % av eiendommene som administreres av den aktuelle organisasjonen ligger i Madrid og 20 % i resten av Spania, er gjennomsnittlig månedlig pris €24,6/m². På den annen side vurderer vi et gjennomsnittlig beleggsforhold per stillingspost på ca. 22 m² nyttig areal, tilsvarende ca. 31,4 m² utleiebart areal, ca. 30 % mer, tatt i betraktning resultatene fra SEFM Benchmarking (spansk anleggssamfunn). ledelse). Fortsetter med dataene hentet fra SEFM Benchmarking, er gjennomsnittlig areal i m² dedikert til en PT 18,9 m² utleiebart areal og 14,50 m² nyttig areal.
Med alle dataene ovenfor, beregner vi at vår hypotetiske organisasjon må administrere totalt 1 256 000 m² utleiebart areal (880 000 m² nyttig areal), kun i administrative stillinger (forutsatt 40 000 PT x 22 m² nyttig / 31,4 m² utleie i gjennomsnitt per PT) . På denne måten vil den totale estimerte kostnaden for leie være:
Til dette totale leiebeløpet legger vi utgiften tilsvarende driftsutgiftene. Deretter beskriver vi gjennomsnittene av de viktigste årlige driftsutgiftene til en gjennomsnittlig spansk organisasjon, hentet fra Benchmarking of SEFM (Spanish Society of facility management) fra 2005, med den tilsvarende økningen i KPI, i henhold til beregningen av INE ( National Institute of Statistics eller legg inn lenken til benchmarkingen, eller legg lenken til studien for å kunne se på sitatet der [ referanse nødvendig ] ):
På denne måten vil detaljene i den estimerte totale kostnaden per år være:
Basert på dataene ovenfor og tatt i betraktning at, basert på erfaringer med anleggsforvaltningsprosjekter, er det en prosentandel av besparelser på mellom 5 % og 20 %, som et resultat av å gjennomføre adekvat anleggsadministrasjon av organisasjonene, kunne vi etablere følgende estimat (basert på et gjennomsnitt på 12,5 % besparelse):
I lys av dataene som er et resultat av denne hypotesen, får vi en omtrentlig idé om avkastningen som kommer fra et omfattende facility management-prosjekt. Men for at dette skal fungere, er det viktig at facility management-prosjektet inneholder de riktige retningslinjene og verktøyene som lar oss gjennomføre en global optimalisering av ressursene våre, eiendommen og eiendeler, i henhold til våre spesielle behov og vår nåværende virkelighet og at, I tillegg gir den oss den nødvendige informasjonen for å ta de riktige avgjørelsene til enhver tid.