Notarielt arkiv er et sentralisert arkiv der dokumentene som genereres på et notarkontor regelmessig deponeres , for å unngå ødeleggelse og opprettholde bevaring.
I republikken Bolivia er notarius publicus i henhold til art. 1 i notarloven av 5. mars 1858 (fremdeles i kraft) en offentlig tjenestemann som autoriserer partenes handlinger og kontrakter; (når de ber om det), kalles denne attesterte autorisasjonen protokollisering eller registrering i en notarialfil som består av:
Kunsten. 19 i den nevnte notarloven bestemmer at skjøtet som gjenstår i notarialarkivet, kalt en protokoll, må undertegnes av to vitner, kalt instrumentelle eller handlingsvitner, vanligvis bosatt i byen der de handlende partene og/eller notarius publicus er bosatt. . Disse filene kalles notarialarkiver i Bolivia. Den juridiske disiplinen som studerer dette emnet er Notarial Law undervist ved universitetene i La Paz Bolivia, på samme måte undervises flere diplomkurs ved forskjellige universiteter.
I Spania er notarialarkiver kjent som Archivos de Protocoles , siden den kronologiske samlingen av originalene til offentlige instrumenter autorisert i løpet av et år, nummerert fortløpende, kalles en protokoll. Generelt, og avhengig av alderen på dokumentene de inneholder, er protokollfilene i sin tur fra Notarius, Distrikt eller Historisk.
Den ordinære filen med protokoller, kjent som "File of the Notary" oppbevares i notarius publicus som den autoriserende notarius tilhører (eller tilhørte) (da den ble signert) i tjuefem år; Fra den alderen går de til et notararkiv kjent som "distriktsarkivet" til de er hundre år gamle, et arkiv som noen ganger sammenfaller med det til notarius selv hvis det er distriktets leder; og til slutt, etter hvert som århundret gikk, til et arkiv kjent som "Historisk", alltid under tilsyn av arkivarnotarer, oppnevnt av den respektive Notarialforeningen og med stillinger publisert i offisielle tidsskrifter. Spesielt arkivene med historiske protokoller, som vanligvis dekker flere århundrer, inneholder en stor mengde viktige data om aktiviteten, økonomien, skikkene og utviklingen i et bestemt område over tid, og det er derfor de vekker betydelig interesse hos forskere og historikere.
Den fysiske plasseringen av arkivene er ikke fast, spesielt den historiske, selv om notarius (opptil tjuefem år) alltid vil være innenfor ett. Generelt vil deres plassering avhenge av hvor notaren for den opprinnelige protokollen var plassert, og det vil gå mer eller mindre raskt å få tak i nye kopier, avhengig av filen du må gå til. På ethvert notarkontor i et beslektet område kan de rapportere dette problemet.
For å lokalisere gamle notarialdokumenter må det tas i betraktning at stedet hvor dokumentet ble signert IKKE alltid trenger å samsvare med stedet der matrisen er oppbevart i protokollen, selv om det normalt er det, men det er tilfeller i noe den ikke er, enten fordi stedet ikke har en notarius avgrenset eller fordi notarius hvor den ble signert var ledig eller hadde fått fullmakt ved erstatning av innehaveren, i så fall vil den autoriserende notarius ha uttrykt det i overskriften. I tvilstilfeller spesifiserer alle notarialdokumenter i begynnelsen, i den delen som kalles overskriften, i tillegg til protokollnummeret, dokumentets art, sted, dato og navn på den autoriserende notarius, hvis han gjør det i erstatning for en kollega eller et ledig notarkontor, og i alle fall navnet på notarkontoret der matrisen skal oppbevares.
For øyeblikket tilbyr nettstedet til den spanske notarius publicus en "protokollsøker" som letter oppgaven med å finne et skjøte, som indikerer notarius kontor eller filen der matrisen er plassert, samt kontaktinformasjon for å få nye kopier.